Proporcionar um ambiente de trabalho agradável e produtivo é um desafio constante para o RH das empresas. Além disso, as demandas do mundo moderno tornam ainda mais desafiador criar e manter esse ambiente de trabalho equilibrado e motivador. Uma das estratégias que tem ganhado destaque é a implementação de benefícios que não apenas oferecem vantagens financeiras, mas também promovem experiências positivas para os colaboradores.
Nesse contexto, os Micro Markets corporativos têm se tornado populares em muitas empresas como parte das iniciativas para melhorar o bem-estar dos colaboradores. No entanto, é essencial reconhecer que alguns cuidados e medidas de precaução devem ser adotados para o sucesso da implementação de um mercado autônomo, com o menor risco possível para a empresa e seus colaboradores.
Um Micro Market corporativo que seu sistema de gestão e pagamento não segue parâmetros de compliance, LGPD, segurança de transações com cartões de crédito, responsabilidade social e foi desenvolvido com sistemas piratas representam um risco para a segurança dos colaboradores, assim como para a imagem e reputação da empresa contratante.
Imagine o impacto, caso os dados dos cartões de um colaborador fossem clonados devido a um aplicativo de Micro Market que não está em conformidade com as melhores práticas de segurança, ou se o sistema utilizado não gerasse as notas fiscais adequadamente.
Para encontrar soluções adequadas para todos esses pontos citados, o time de Recursos Humanos deve trabalhar em conjunto com o departamento Jurídico para selecionar empresas que atendam a todos esses requisitos legais e de tecnologia.
Aqui na VM, nos atentamos muito a todas as normas de conformidade e priorizamos construir uma solução de propriedade tecnológica segura e autêntica para nossos clientes.
Aspectos legais e de compliance para proteger a empresa
Para garantir o sucesso e a conformidade do Micro Market em uma empresa, é essencial seguir uma série de parâmetros legais e de compliance. Abaixo, destacamos pontos essenciais que o time de RH deve considerar:
Contratos e Acordos com Fornecedores: estabelecer contratos e acordos claros com fornecedores é crucial para garantir o funcionamento adequado do Micro Market. Isso inclui regulamentações sobre licenciamento de software, equipamentos e acordos de nível de serviço para garantir um bom suporte e evitar paradas inesperadas na operação.
Segurança nas transações com cartões de crédito: a solução utilizada deve estar em conformidade com as certificações que atestam que o armazenamento de informações de cartões de crédito e as transações de pagamento se dão de forma segura.
Conformidade com Legislação e Regulamentações: cumprir a legislação trabalhista, tributária e regulamentos locais é essencial. Isso envolve garantir que todas as licenças de operação, como CNPJ ativo e alvarás, estejam em ordem.
Proteção de Dados (LGPD): os dados dos colaboradores coletados pelos equipamentos e sistemas do Micro Market devem ser protegidos. Isso inclui a necessidade de acordos de proteção com o operador dos dados, ou seja, a empresa que fornece as tecnologias de autoatendimento ao Micro Market, e a exigência de que a contratada possua um Encarregado de Proteção de Dados (DPO) e um plano de respostas a incidentes de segurança.
Respeito à Propriedade Intelectual: é fundamental respeitar os direitos de propriedade intelectual dos sistemas e equipamentos utilizados na operação do Micro Market. É importante verificar a autenticidade da tecnologia utilizada para evitar problemas relacionados à clonagem ou cópia de sistemas.
Segurança e Transparência nas Transações: as práticas relacionadas ao Micro Market devem ser transparentes e éticas, e as transações realizadas no autoatendimento devem ser devidamente faturadas e gerar cupom fiscal. Qualquer problema relacionado à inconformidade fiscal pode afetar a empresa contratante.
Responsabilidade social e uso de imagens dos colaboradores
Antes de contratar um Micro Market corporativo, é crucial considerar a responsabilidade social da empresa autônoma que deseja fechar negócio, bem como de quaisquer empresas terceirizadas envolvidas, como aquelas responsáveis pelo sistema de autoatendimento e monitoramento do Micro Market.
É essencial questionar se essas empresas adotam práticas de contratação éticas, garantindo uma mão de obra adequada e sem qualquer envolvimento com trabalho escravo ou infantil. A reputação e imagem da sua empresa podem ser diretamente afetadas por associação com práticas antiéticas.
Considerando a saúde e bem-estar dos colaboradores, é fundamental confirmar se a empresa contratada possui tecnologia para acompanhar a validade dos produtos disponíveis no Micro Market. Um processo e logística eficientes são essenciais para garantir que alimentos vencidos não estejam disponíveis para consumo, evitando possíveis problemas de saúde entre os colaboradores. Assim, o time de RH pode ter a certeza de proporcionar um ambiente de trabalho seguro e saudável para todos.
Além disso, a política de monitoramento por câmeras também merece atenção. É crucial entender como as imagens captadas por essas câmeras serão utilizadas e armazenadas. O departamento de Recursos Humanos deve estar ciente e comunicar ao setor jurídico e à alta gerência sobre as medidas de segurança relacionadas à privacidade dos colaboradores.
Garantindo a segurança e conformidade no Micro Market Corporativo
Alguns outros cuidados que um micro market e o sistema de gestão devem oferecer à sua empresa são:
Atualizações regulares do software para garantir uma boa usabilidade e velocidade ao usar o sistema;
Implementar medidas de controle para garantir que somente pessoas autorizadas acessem o sistema e os dados captados nos equipamentos de autoatendimento;
Monitorar o ambiente de micromercado, em busca de atividades suspeitas e potenciais violações de segurança, adotando as medidas de proteção quanto à imagem dos colaboradores;
Possuir diversas soluções de pagamento e soluções rápidas, que realmente funcionem.
Encontrar o micro market corporativo ideal para a sua empresa será muito mais fácil se você tiver o cuidado de olhar para as questões legais e de tecnologia de que falamos aqui no texto.
Senão, algo que tem o objetivo de melhorar o bem-estar dos colaboradores e deixar o clima organizacional mais leve, pode prejudicar a relação entre o time e a empresa e virar uma bola de neve fiscal para o negócio.
Quer ter certeza de que o seu fornecedor de Micro Market está adequado as questões de compliance e LGPD? Confira se ele utiliza as soluções da VMtecnologia.
Artigo escrito em colaboração entre os profissionais da VMtecnologia: Gelci Andretta (Jurídico), Mayara Matos (RH) e Nathan Santos (Marketing).